Algemene Voorwaarden

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten die wij — 369 AI Agency, handelend onder de naam Silk Studio × 369 AI Agency — leveren aan zakelijke klanten. Wij raden u aan deze voorwaarden zorgvuldig door te lezen voordat u een overeenkomst met ons aangaat. Onze contactgegevens vindt u hieronder.

1. Definities

In deze Algemene Voorwaarden hebben de volgende begrippen, met een hoofdletter geschreven, de daarachter vermelde betekenis — zowel in enkelvoud als meervoud:

• Aanbieder / wij / ons: 369 AI Agency, handelend onder "Silk Studio × 369 AI Agency", gevestigd te Maansteen 53, 3643 BJ Mijdrecht, KvK 42006476, BTW NL005429659B93.
• Klant / u: de salon-eigenaar, onderneming, vennootschap of zelfstandige die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en die met ons een Overeenkomst aangaat of gebruikmaakt van een Dienst.
• Eindgebruiker: de natuurlijke persoon (consument/cliënt van de Klant) die via het Platform een afspraak boekt, betaalt of anderszins met de salon van de Klant communiceert.
• Platform: de online software-as-a-service-applicatie Silk Studio, inclusief alle modules zoals agenda/boekingen, kassa (POS), klantbeheer (CRM), facturatie, AI-receptionist, WhatsApp-communicatie, marketing en rapportages, bereikbaar via web en/of app.
• Dienst(en): het Platform en/of de Website-service en/of overige door ons geleverde diensten.
• Abonnement: de overeenkomst voor doorlopende toegang tot het Platform tegen een periodieke vergoeding (maandelijks of jaarlijks), in de pakketten Starter, Pro of Premium AI.
• Proefperiode: de periode van 30 dagen waarin de Klant het Platform kosteloos en vrijblijvend kan gebruiken.
• Website-service: de eenmalige opdracht tot het op maat ontwerpen en bouwen van een website voor de salon van de Klant.
• Overeenkomst: elke afspraak tussen ons en de Klant tot het leveren van een Dienst, waarvan deze Algemene Voorwaarden onlosmakelijk deel uitmaken.
• Account: de met inloggegevens beveiligde, persoonlijke toegang van de Klant tot het Platform.
• Klantdata: alle gegevens, content, bestanden en persoonsgegevens (waaronder die van Eindgebruikers) die de Klant in of via het Platform invoert, opslaat of verwerkt.
• Verwerkersovereenkomst (DPA): de afspraken als bedoeld in artikel 28 AVG over de verwerking van persoonsgegevens, zoals opgenomen in artikel 9 van deze voorwaarden.
• Schriftelijk: per brief, e-mail of via een door ons aangewezen elektronisch kanaal binnen het Platform.

2. Toepasselijkheid en rangorde

• Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elke aanbieding, offerte, Proefperiode, demo, Overeenkomst en op elk gebruik van een Dienst, alsmede op alle daaruit voortvloeiende of daarmee samenhangende rechtsverhoudingen.
• Door het aanmaken van een Account, het starten van een Proefperiode, het ondertekenen van een offerte of het anderszins gebruiken van een Dienst, aanvaardt de Klant deze voorwaarden.
• De toepasselijkheid van inkoop-, algemene of andere voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen en geldt niet, ongeacht een eerdere verwijzing daarnaar door de Klant.
• Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende rangorde: (1) een schriftelijke, door beide partijen ondertekende Overeenkomst of offerte; (2) een eventuele Verwerkersovereenkomst; (3) deze Algemene Voorwaarden; (4) onze Privacyverklaring en ons Cookiebeleid.
• Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze door ons uitdrukkelijk en schriftelijk zijn bevestigd, en gelden enkel voor de betreffende Overeenkomst.
• Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht; partijen treden in overleg om de betreffende bepaling te vervangen door een geldige bepaling die de oorspronkelijke strekking zo veel mogelijk benadert.

3. Totstandkoming van de Overeenkomst

• De Overeenkomst voor een Abonnement komt tot stand op het moment dat de Klant een Account aanmaakt en een Proefperiode of betaald pakket activeert, dan wel zodra wij een bestelling of activering elektronisch bevestigen.
• De Overeenkomst voor een Website-service komt tot stand zodra de Klant onze offerte schriftelijk aanvaardt of een aanbetaling voldoet.
• Al onze aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, en gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.
• De Klant staat in voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de bij registratie en gebruik verstrekte gegevens, waaronder bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, factuur- en contactgegevens.
• De Klant is verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van zijn inloggegevens en voor al het gebruik van het Account. De Klant dient ons onverwijld te informeren bij (vermoeden van) ongeoorloofd gebruik.
• De Klant verklaart bevoegd te zijn de Overeenkomst aan te gaan en handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf; deze voorwaarden zijn niet bedoeld voor consumenten.

4. Proefperiode

• Wij bieden een gratis Proefperiode van 30 dagen aan, waarbinnen de Klant het Platform vrijblijvend kan gebruiken.
• Voor de Proefperiode is geen creditcard of betaalgegevens vereist en vindt geen incasso plaats.
• Indien de Klant het Abonnement niet vóór het einde van de Proefperiode actief omzet naar een betaald pakket, eindigt de Proefperiode automatisch en vindt geen enkele incasso plaats. Er ontstaat in dat geval geen betalingsverplichting.
• Zet de Klant binnen de Proefperiode wel om naar een betaald pakket, dan gaat de eerste betaalperiode in op het moment van activering en geldt vanaf dat moment het gekozen tarief.
• Per Klant en per salon kan in beginsel één Proefperiode worden aangevraagd. Wij behouden ons het recht voor de Proefperiode te weigeren of te beëindigen bij (vermoeden van) misbruik.
• Tijdens de Proefperiode kunnen bepaalde functies beperkt of in test-vorm beschikbaar zijn; de SLA uit artikel 10 is op de Proefperiode niet onverkort van toepassing.

5. Abonnementen, prijzen en BTW

• Wij bieden de volgende Abonnementen aan: Starter € 19 per maand, Pro € 49 per maand en Premium AI € 99 per maand. Alle genoemde bedragen zijn in euro's en exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
• Bij keuze voor jaarbetaling ontvangt de Klant 17% korting op het totale jaartarief ten opzichte van twaalf maanden bij maandbetaling.
• De inhoud en functionaliteit per pakket staan beschreven op onze website en in het Platform; wij mogen pakketten doorontwikkelen en functies toevoegen, mits de kernfunctionaliteit van het door de Klant gekozen pakket gehandhaafd blijft.
• Wij mogen onze tarieven aanpassen. Een tariefswijziging kondigen wij ten minste 60 dagen van tevoren schriftelijk aan. De Klant mag het Abonnement in dat geval kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat; doet de Klant dit niet, dan geldt de nieuwe prijs als aanvaard.
• Wettelijke verhogingen van BTW of andere overheidsheffingen mogen wij zonder voorafgaande aankondiging doorberekenen.
• Eventuele kortingen, acties of introductietarieven zijn eenmalig en geven geen recht op toekomstige kortingen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

6. Betaling, facturatie en wanbetaling

• Betaling van Abonnementen verloopt via onze betaalprovider Stripe, door middel van automatische periodieke incasso of kaartbetaling. De Klant verleent ons hiertoe het benodigde mandaat.
• Facturen worden digitaal verstuurd naar het door de Klant opgegeven e-mailadres en zijn in het Account beschikbaar, in beginsel binnen 7 dagen na incasso.
• Bezwaren tegen een factuur dient de Klant binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk te melden; bezwaar schort de betalingsverplichting niet op.
• Indien een incasso mislukt of een betaling uitblijft, is de Klant van rechtswege in verzuim. Wij mogen vanaf dat moment de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) in rekening brengen, alsmede de buitengerechtelijke incassokosten conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten.
• Bij twee opeenvolgende mislukte incasso's of bij betalingsachterstand mogen wij, na aankondiging, de toegang tot het Platform opschorten totdat de openstaande bedragen volledig zijn voldaan. De betalingsverplichting blijft gedurende de opschorting bestaan.
• Bij opschorting blijft de Klantdata gedurende ten minste 30 dagen behouden, zodat reactivering na betaling mogelijk is, behoudens het bepaalde in artikel 12.
• Verrekening of opschorting van betalingsverplichtingen door de Klant is uitgesloten.

7. Duur, verlenging en opzegging

• Een Abonnement met maandbetaling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en is per maand opzegbaar, met inachtneming van de lopende betaalperiode.
• Een Abonnement met jaarbetaling wordt aangegaan voor de duur van twaalf maanden en wordt na afloop telkens stilzwijgend met dezelfde periode verlengd, tenzij de Klant uiterlijk tegen het einde van de lopende contractperiode opzegt.
• Opzeggen kan eenvoudig via de instellingen in het Account of door een schriftelijk bericht aan info@silkstudio.nl.
• Bij opzegging behoudt de Klant toegang tot het Platform tot het einde van de reeds betaalde periode. Reeds betaalde bedragen voor de lopende periode worden niet gerestitueerd, behoudens dwingend recht of een uitdrukkelijke garantie in deze voorwaarden.
• Na beëindiging krijgt de Klant 30 dagen de gelegenheid zijn data te exporteren (zie artikel 12). Daarna verwijderen wij de Klantdata conform onze Privacyverklaring, behoudens wettelijke bewaarplichten.
• Wij mogen de Overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder ingebrekestelling beëindigen of opschorten bij faillissement, surseance of (vermoeden van) ernstige schending van deze voorwaarden door de Klant.

8. Gebruiksrecht en toegestaan gebruik

Gedurende de looptijd van het Abonnement verlenen wij de Klant een persoonlijk, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht op het Platform, uitsluitend ten behoeve van de eigen bedrijfsvoering van de Klant.

Het is de Klant en zijn medewerkers niet toegestaan om:

• het Platform te gebruiken voor onrechtmatige, frauduleuze, discriminerende, beledigende of anderszins strafbare doeleinden, of om content op te slaan of te verspreiden die inbreuk maakt op rechten van derden;
• het Platform te gebruiken op een wijze die de beschikbaarheid, veiligheid of integriteit ervan in gevaar brengt, waaronder het verzenden van spam, het uitvoeren van geautomatiseerde overbelasting of het verspreiden van malware;
• het Platform of onderdelen daarvan te kopiëren, te decompileren, te onderwerpen aan reverse engineering, na te bouwen, te verkopen, te verhuren of anderszins aan derden ter beschikking te stellen, behoudens voor zover dwingend recht dit toestaat;
• inloggegevens te delen met of toegang te verschaffen aan personen buiten het eigen team van de Klant, of meer gebruikers van het Platform gebruik te laten maken dan op grond van het gekozen pakket is toegestaan;
• het Platform te gebruiken in strijd met de redelijke "fair use"-grenzen, waaronder een redelijk gebruik van AI-, WhatsApp- en e-mailfunctionaliteit; bij excessief of oneigenlijk gebruik mogen wij in overleg treden of beperkingen instellen.

Bij schending van dit artikel mogen wij de toegang opschorten of beëindigen, onverminderd ons recht op schadevergoeding.

9. Verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG)

Voor zover wij bij de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens van Eindgebruikers verwerken, doen wij dat als verwerker in de zin van artikel 28 AVG. De Klant is ten aanzien van deze gegevens de verwerkingsverantwoordelijke. Dit artikel vormt, samen met onze Privacyverklaring, de tussen partijen geldende verwerkersovereenkomst.

• Onderwerp en doel: wij verwerken Klantdata uitsluitend ten behoeve van het leveren van het Platform en op gedocumenteerde instructie van de Klant, niet voor eigen doeleinden, behoudens wettelijke verplichtingen.
• Aard en categorieën: het betreft onder meer naam, contactgegevens, afspraak- en betaalhistorie en eventuele intake-gegevens van Eindgebruikers; de categorieën zijn nader beschreven in de Privacyverklaring.
• Beveiliging: wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om de Klantdata te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking.
• Sub-verwerkers: wij mogen voor de uitvoering sub-verwerkers inschakelen (zoals genoemd in artikel 15 en de Privacyverklaring). Wij leggen hen ten minste dezelfde verplichtingen op. Bij nieuwe of vervangende sub-verwerkers informeren wij de Klant, die in dat geval gemotiveerd bezwaar kan maken.
• Bijstand: wij verlenen de Klant redelijke bijstand bij verzoeken van betrokkenen, datalekken (meldplicht), en eventuele data protection impact assessments.
• Datalekken: wij informeren de Klant zonder onredelijke vertraging na kennisname van een inbreuk in verband met persoonsgegevens.
• Teruggave en verwijdering: na beëindiging verwijderen of retourneren wij de persoonsgegevens conform artikel 12, behoudens wettelijke bewaarplichten.
• Audit: wij stellen de Klant op redelijk verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om naleving aan te tonen.

Wenst de Klant een eigen, ondertekende verwerkersovereenkomst te sluiten, dan stellen wij die op verzoek beschikbaar via info@silkstudio.nl.

10. Beschikbaarheid en SLA

• Wij streven naar een beschikbaarheid van het Platform van 99,5% per kalendermaand, gemeten over de kernfunctionaliteit van het hoofd-platform.
• Buiten deze meting vallen: gepland onderhoud, storingen bij derde-partij-diensten (zoals WhatsApp (Meta), Stripe, Mollie, Anthropic/Claude, Google), overmacht (artikel 14), en uitval die het gevolg is van handelen of nalaten van de Klant.
• Gepland onderhoud kondigen wij ten minste 48 uur van tevoren aan en plannen wij zo veel mogelijk buiten reguliere kantooruren.
• Support is bereikbaar via info@silkstudio.nl en de in het Platform aangeboden kanalen. Wij streven naar een eerste reactie binnen 1 werkdag voor reguliere vragen en, voor kritieke storingen die het gebruik onmogelijk maken, naar reactie op werkdagen binnen enkele uren.
• Bij langdurige, aan ons toe te rekenen onverwachte uitval (meer dan 4 uur binnen één kalenderdag) ontvangt de Klant op verzoek een redelijke, pro-rata creditering op het maandtarief.
• Wij garanderen niet dat het Platform ononderbroken, volledig foutloos of vrij van kwetsbaarheden functioneert. Wij spannen ons in om gemelde storingen en fouten binnen een redelijke termijn te verhelpen.
• De in dit artikel genoemde streefwaarden zijn inspanningsverplichtingen en gelden niet onverkort tijdens de Proefperiode of bèta-functies.

11. Intellectueel eigendom

Alle intellectuele-eigendomsrechten op het Platform, de Website-service-deliverables, de onderliggende software, broncode, ontwerpen, sjablonen, AI-configuraties, documentatie, huisstijl en handelsnamen berusten uitsluitend bij ons of onze licentiegevers. Niets in deze voorwaarden strekt tot overdracht van deze rechten; de Klant verkrijgt slechts het gebruiksrecht uit artikel 8.

De Klantdata — waaronder klantgegevens, foto's, teksten en knowledge-base-entries die de Klant invoert — blijft eigendom van de Klant. Wij claimen daarop geen rechten en gebruiken deze uitsluitend voor het leveren van de Dienst. De Klant garandeert over de benodigde rechten en toestemmingen te beschikken voor de content die hij in het Platform plaatst, en vrijwaart ons voor aanspraken van derden ter zake.

12. Data-eigendom en export

• De Klant is en blijft te allen tijde eigenaar van zijn Klantdata.
• Gedurende de looptijd van het Abonnement kan de Klant zijn data exporteren in gangbare formaten, waaronder CSV (gegevens) en UBL (facturatie).
• Na beëindiging van de Overeenkomst behoudt de Klant gedurende 30 dagen toegang om de export uit te voeren of op te vragen.
• Na afloop van deze termijn van 30 dagen verwijderen wij de Klantdata uit onze actieve systemen, behoudens wettelijke bewaarplichten (zoals de fiscale bewaarplicht voor facturatiegegevens) en behoudens versleutelde back-ups die volgens een vast schema rouleren.
• Op verzoek bevestigen wij de verwijdering schriftelijk.

13. Geheimhouding

Partijen verplichten zich over en weer tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar verkrijgen en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs behoren te kennen. Hieronder vallen onder meer Klantdata, prijsafspraken, technische gegevens en bedrijfsinformatie.

Deze verplichting geldt niet voor informatie die rechtmatig openbaar is, reeds rechtmatig bekend was, of op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel moet worden verstrekt. De geheimhouding blijft ook na het einde van de Overeenkomst van kracht.

In afwijking van het voorgaande mogen wij de naam en het logo van de Klant in algemene bewoordingen gebruiken als referentie, bijvoorbeeld op onze website, in ons portfolio of in andere uitingen. De Klant kan hiertegen te allen tijde schriftelijk bezwaar maken via info@silkstudio.nl, waarna wij dit gebruik staken.

14. Aansprakelijkheid en overmacht

• Onze totale aansprakelijkheid uit hoofde van of in verband met de Overeenkomst is per gebeurtenis (waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis geldt), en in totaal per kalenderjaar, beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis daadwerkelijk aan ons heeft betaald.
• Wij zijn nooit aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies of corruptie van data, en bedrijfsstagnatie.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van: uitval of fouten van derde-partij-diensten (artikel 15), onjuiste of onvolledige invoer door de Klant of zijn medewerkers, gebruik in strijd met deze voorwaarden, of overmacht.
• Onder overmacht verstaan wij elke van onze wil onafhankelijke omstandigheid waardoor nakoming geheel of gedeeltelijk wordt verhinderd, waaronder maar niet beperkt tot: storingen in internet-, hosting- of telecommunicatie-infrastructuur, cyberaanvallen, stroomuitval, pandemieën, overheidsmaatregelen, wetswijzigingen en tekortkomingen van toeleveranciers of sub-verwerkers.
• De in dit artikel opgenomen beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid gelden niet indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van onze zijde, of voor zover dwingend recht zich daartegen verzet.
• Een aanspraak op schadevergoeding vervalt indien deze niet binnen 12 maanden na het ontstaan ervan schriftelijk bij ons is gemeld.

15. Betaaldiensten en diensten van derden

• Het Platform maakt gebruik van diensten van derden, waaronder Stripe (abonnementsbetalingen), Mollie (iDEAL-aanbetalingen van Eindgebruikers), Meta (WhatsApp) en Anthropic/Claude (AI-functionaliteit).
• Op het gebruik van deze diensten kunnen de voorwaarden van de betreffende derde van toepassing zijn. Wij zijn niet aansprakelijk voor uitval, fouten, wijzigingen of beëindiging van deze diensten door de derde partij.
• Betaalstromen van Eindgebruikers lopen buiten ons om: iDEAL-aanbetalingen die Eindgebruikers via Mollie doen, worden rechtstreeks uitbetaald aan de salon (de Klant), en niet aan ons. Wij zijn geen partij bij deze betalingen en niet verantwoordelijk voor restituties, terugboekingen of geschillen tussen de Klant en zijn Eindgebruikers.
• De Klant is zelf verantwoordelijk voor het aangaan en naleven van eventuele rechtstreekse overeenkomsten met deze derden, voor zover de betreffende dienst dat vereist.

16. Website-service (maatwerk)

• De Website-service betreft een eenmalige maatwerk-opdracht tot het ontwerpen en bouwen van een website. De prijzen zijn: Simpel € 750 (voor bestaande Silk-klanten € 600) en Premium € 1.750 (voor bestaande Silk-klanten € 1.400), eenmalig en exclusief BTW tenzij anders vermeld.
• De exacte scope (aantal pagina's, functionaliteit, content-aanlevering) leggen wij vooraf vast in een offerte. Meerwerk buiten de overeengekomen scope brengen wij in overleg en tegen een vooraf afgestemd tarief in rekening.
• Herzieningsrondes: bij het pakket Simpel is één herzieningsronde inbegrepen; bij het pakket Premium zijn drie herzieningsrondes inbegrepen. Aanvullende rondes gelden als meerwerk.
• De oplevertermijn spreken wij in de offerte af en is afhankelijk van tijdige aanlevering van content en feedback door de Klant. Vertraging in aanlevering verlengt de oplevertermijn dienovereenkomstig.
• 14 dagen geld-terug-garantie: is de Klant binnen 14 dagen na live-zetting niet tevreden, dan restitueren wij het voor de Website-service betaalde bedrag, tegen overdracht respectievelijk verwijdering van de opgeleverde deliverables.
• Tenzij anders overeengekomen, omvat de eenmalige prijs niet het doorlopende hosting en onderhoud; hierover maken wij desgewenst een afzonderlijke afspraak.

17. Wijziging van de voorwaarden

Wij mogen deze Algemene Voorwaarden van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld bij wetswijzigingen, nieuwe functionaliteit of voortschrijdend inzicht. Wijzigingen kondigen wij ten minste 30 dagen voor inwerkingtreding schriftelijk aan, via e-mail en/of een melding in het Platform.

Betreft het een wijziging die de positie van de Klant in zijn nadeel ingrijpend verandert, dan heeft de Klant het recht het Abonnement kosteloos op te zeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Maakt de Klant binnen de aankondigingstermijn geen gebruik van dit recht en blijft hij gebruikmaken van de Dienst, dan worden de gewijzigde voorwaarden geacht te zijn aanvaard.

18. Klachten, toepasselijk recht en geschillen

• Klachten over een Dienst meldt de Klant bij voorkeur via info@silkstudio.nl. Wij bevestigen de ontvangst binnen 5 werkdagen en streven naar een oplossing binnen 30 dagen.
• Escalatie: leidt de klachtafhandeling niet tot een bevredigende uitkomst, dan treden partijen eerst in goed overleg om in onderling overleg tot een oplossing te komen voordat een geschil aan de rechter wordt voorgelegd.
• Op alle Overeenkomsten en deze voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (CISG) is uitgesloten.
• Geschillen die niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar wij gevestigd zijn, voor zover dwingend recht niet anders bepaalt.